DOKUMENTY

Zakres dokumentów wymaganych przy dokonywaniu poszczególnych czynności notarialnych zależy od rodzaju i treści zamierzonej czynności, stanu prawnego oraz okoliczności faktycznych konkretnej sprawy; w każdym przypadku jest on ustalany indywidualnie przez Notariusza lub pracownika Kancelarii w Mysłowicach.

Osoba biorąca udział w czynności notarialnej powinna posiadać przy sobie ważny dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport, karta pobytu wydana cudzoziemcowi).

Jeżeli akt notarialny, który ma być sporządzony, dotyczy:

• czynności mającej za przedmiot nieruchomość,
• prawo użytkowania wieczystego albo
• spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu (dla którego prowadzona jest księga wieczysta),

Dokumenty należy dostarczyć do Kancelarii Notarialnej w Mysłowicach odpowiednio wcześniej przed umówionym terminem dokonania czynności. Na etapie przygotowywania projektu aktu notarialnego wystarczające będzie posłużenie się kopiami dokumentów, które mogą Państwo dostarczyć w dogodny dla siebie sposób: osobiście, przesyłką pocztową, kurierską lub drogą elektroniczną. Oryginały dokumentów powinny zostać przedłożone notariuszowi najpóźniej w dniu czynności.

Wszelkie informacje dotyczące planowanej czynności oraz dokumentów koniecznych do jej dokonania uzyskają Państwo w sekretariacie Kancelarii w Mysłowicach, a w sprawach mniej zawiłych także telefonicznie lub drogą mailową.

Poniżej podaję przykładowe wyliczenie dokumentów oraz informacji niezbędnych do najczęściej dokonywanych czynności notarialnych.

• Dotyczy czynności takich, jak: sprzedaż, darowizna, zamiana, zniesienie współwłasności, dział spadku - Nieruchomość gruntowa - działka ewidencyjna (w tym zabudowana):
  • wypełnione formularze danych osobowych stron przystępujących do umowy;
  • numer księgi wieczystej, jeśli została założona;
  • wypis z rejestru gruntów, opatrzony klauzulą, że jest przeznaczony do dokonywania wpisu do ksiąg wieczystych;
  • wyrys z mapy ewidencyjnej, jeżeli dla działki ma być założona nowa księga wieczysta (np. w przypadku odłączenia lub przyłączenia nieruchomości), opatrzony klauzulą, że jest przeznaczony do dokonywania wpisu do ksiąg wieczystych;
  • wykaz synchronizacyjny sporządzony przez uprawnionego geodetę, jeżeli zachodzi niezgodność pomiędzy stanem ujawnionym w księdze wieczystej i ewidencji gruntów;
  • świadectwo charakterystyki energetycznej;
  • mapa z projektem podziału i decyzja zatwierdzająca podział (decyzja powinna posiadać klauzulę ostateczności), jeżeli przedmiotem umowy ma być działka po podziale, a podział nie został dotychczas ujawniony w księdze wieczystej;
  • dokumenty na podstawie, których nastąpiło nabycie nieruchomości gruntowej (umowa sprzedaży, umowa darowizny, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku z nabitą klauzulą prawomocności, akt własności ziemi, akt poświadczenia dziedziczenia, itp.);
  • zaświadczenie z Urzędu Miasta, że w budynku położonym na nieruchomości nikt nie jest zameldowany (dotyczy tylko nieruchomości zabudowanych);
  • zaświadczenie wydane przez właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego odnośnie podatku od spadków i darowizn, jeżeli nabycie lokalu nastąpiło w drodze dziedziczenia, a także w przypadku umowy darowizny albo nieodpłatnego zniesienia współwłasności zawartych po dniu 01 stycznia 2007 roku;
  • jeżeli umowa ma być zawierana przez pełnomocnika - pełnomocnictwo udzielone w formie aktu notarialnego;
  • jeżeli sprzedający pozostaje w związku małżeńskim, w którym obowiązuje ustrój rozdzielności majątkowej lub jeżeli nabycie ma nastąpić tylko do majątku osobistego małżonka - umowa majątkowa małżeńska ustanawiająca rozdzielność majątkową;
  • dodatkowo przy umowie sprzedaży wymagane są dokumenty:
    • informacja o planie zagospodarowania przestrzennego bądź o jego braku - wydana przez Urząd Gminy właściwy ze względu na położenie nieruchomości;
    • zaświadczenie, że działka nie jest objęta uchwałą w sprawie wyznaczenia obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji;
    • zaświadczenie, że działka nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu;
    • umowa kredytu, gdy nabycie nieruchomości nastąpi za środki pieniężne pochodzące z udzielonego kredytu oraz gdy w akcie notarialnym ma być ustanowiona hipoteka - oświadczenie banku w przedmiocie ustanowienia hipoteki.

    Inne ważne informacje:

    • wartość rynkowa nieruchomości gruntowej, (np. cena sprzedaży, wartość zamienianych praw, wartość dzielonych praw);
    • numer rachunku bankowego, na który ma być wpłacona cena, dopłata lub spłata;
    • warunki i data wydania, budynku, itp.

• Dotyczy czynności takich, jak: sprzedaż, darowizna, zamiana, zniesienie współwłasności, dział spadku - Nieruchomość lokalowa:
  • wypełnione formularze danych osobowych stron przystępujących do umowy;
  • numer księgi wieczystej;
  • świadectwo charakterystyki energetycznej;
  • dokumenty na podstawie, których nastąpiło nabycie lokalu (umowa sprzedaży, umowa darowizny, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia, itp.);
  • zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej lub Wspólnoty Mieszkaniowej, o tym, że zbywający nie ma zadłużenia w płatnościach związanych z opłatami eksploatacyjnymi;
  • zaświadczenie z Urzędu Miasta, że w lokalu nikt nie jest zameldowany;
  • zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego odnośnie podatku od spadków i darowizn, jeżeli nabycie lokalu nastąpiło w drodze dziedziczenia, a także w przypadku umowy darowizny albo nieodpłatnego zniesienia współwłasności zawartych po dniu 01 stycznia 2007 roku;
  • jeżeli umowa ma być zawierana przez pełnomocnika - pełnomocnictwo udzielone w formie aktu notarialnego;
  • jeżeli sprzedający pozostaje w związku małżeńskim, w którym obowiązuje ustrój rozdzielności majątkowej lub jeżeli nabycie ma nastąpić tylko do majątku osobistego małżonka - umowa majątkowa małżeńska ustanawiająca rozdzielność majątkową;
  • dodatkowo przy umowie sprzedaży wymagana jest umowa kredytu, gdy nabycie nieruchomości nastąpi za środki pieniężne pochodzące z udzielonego kredytu oraz gdy w akcie notarialnym ma być ustanowiona hipoteka - oświadczenie banku w przedmiocie ustanowienia hipoteki.

    Inne ważne informacje:

    • wartość rynkowa lokalu (np. cena sprzedaży, wartość zamienianych praw, wartość dzielonych praw);
    • numer rachunku bankowego, na który ma być wpłacona cena, dopłata lub spłata;
    • warunki i data wydania lokalu, itp.

• Dotyczy czynności takich, jak: sprzedaż, darowizna, zamiana, zniesienie wspólności prawa, dział spadku - Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu:
  • wypełnione formularze danych osobowych stron przystępujących do umowy;
  • numer księgi wieczystej, jeśli została założona;
  • świadectwo charakterystyki energetycznej;
  • zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej, o tym, że zbywający nie ma zadłużenia w płatnościach związanych z opłatami eksploatacyjnymi;
  • zaświadczenie spółdzielni o powierzchni i położeniu lokalu oraz określające uprawnionego do tego prawa, wydane przez spółdzielnię mieszkaniową, z oznaczeniem nieruchomości, z którą lokal jest związany (niezbędne tylko wtedy, gdy w akcie będzie zakładana księga wieczysta);
  • zaświadczenie z Urzędu Miasta, że w lokalu nikt nie jest zameldowany;
  • dokumenty na podstawie, których nastąpiło nabycie lokalu (przydział lokalu ze Spółdzielni Mieszkaniowej, umowa sprzedaży, umowa darowizny, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia, itp.);
  • zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego odnośnie podatku od spadków i darowizn, jeżeli nabycie lokalu nastąpiło w drodze dziedziczenia, a także w przypadku umowy darowizny albo nieodpłatnego zniesienia współwłasności zawartych po dniu 01 stycznia 2007 roku;
  • jeżeli umowa ma być zawierana przez pełnomocnika - pełnomocnictwo udzielone w formie aktu notarialnego;
  • jeżeli sprzedający pozostaje w związku małżeńskim, w którym obowiązuje ustrój rozdzielności majątkowej lub jeżeli nabycie ma nastąpić tylko do majątku osobistego małżonka - umowa majątkowa małżeńska ustanawiająca rozdzielność majątkową;
  • dodatkowo przy umowie sprzedaży wymagana jest umowa kredytu, gdy nabycie nieruchomości nastąpi za środki pieniężne pochodzące z udzielonego kredytu oraz gdy w akcie notarialnym ma być ustanowiona hipoteka - oświadczenie banku w przedmiocie ustanowienia hipoteki.

    Inne ważne informacje:

    • wartość rynkowa lokalu (np. cena sprzedaży, wartość zamienianych praw, wartość dzielonych praw);
    • numer rachunku bankowego, na który ma być wpłacona cena, dopłata lub spłata;
    • warunki i data wydania lokalu, itp.

• Umowa majątkowa małżeńska (intercyza):
  • wypełnione formularze danych osobowych stron przystępujących do umowy;
  • odpis skrócony aktu małżeństwa;
  • dodatkowe dokumenty lub informacje (w przypadku zawarcia umowy rozszerzenia wspólności majątkowej małżeńskiej lub zawarcia umowy ograniczającej wspólność majątkową małżeńską):
    • numer księgi wieczystej;
    • dokumenty na podstawie, których nastąpiło nabycie prawa (umowa sprzedaży, umowa darowizny, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia);
    • zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego odnośnie podatku od spadków i darowizn, jeżeli nabycie lokalu nastąpiło w drodze dziedziczenia, a także w przypadku umowy darowizny albo nieodpłatnego zniesienia współwłasności zawartych po dniu 01 stycznia 2007 roku.



• Akt poświadczenia dziedziczenia:
  • wypełnione formularze danych osobowych spadkobierców;
  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy;
  • testament spadkodawcy, jeżeli był sporządzony (pisemny, notarialny);
  • odpis skrócony aktu małżeństwa (jeżeli dziedziczy małżonek);
  • odpisy skrócone aktów urodzenia (dzieci spadkodawcy) lub jeżeli nastąpiła zmiana nazwiska spadkobiorców (np. po wyjściu kobiety za mąż), to należy wtedy przedłożyć odpis skrócony aktu małżeństwa;
  • numer PESEL spadkodawcy lub zaświadczenie o numerze PESEL spadkodawcy, wydawane nieodpłatnie przez właściwy wydział ewidencji ludności.

    Inne ważne informacje:

    • numer księgi wieczystej w przypadku, gdy spadkodawca był ujawniony w księdze wieczystej;
    • adres ostatniego miejsca zamieszkania osoby zmarłej;
    • informację, czy w skład spadku wchodziło przedsiębiorstwo w spadku.

• Testament:
  • wypełniony formularz danych osobowych osoby sporządzającej testament (testator) wraz z podaniem danych osoby powołanej do dziedziczenia – spadkobiercy (imiona, nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL);
  • w przypadku testamentu zawierającego wydziedziczenie - powody wydziedziczenia oraz dane osoby wydziedziczanej (imiona, nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL).



• Pełnomocnictwo:
  • dane osoby udzielającej pełnomocnictwa - mocodawcy;
  • dane osoby upoważnionej - pełnomocnika;
  • jeżeli przedmiotem pełnomocnictwa ma być rozporządzanie nieruchomością lub prawem, dla którego jest założona księga wieczysta (np. sprzedaż lub darowizna) - wymagany jest numer księgi wieczystej, a w przypadku, gdy przedmiotem pełnomocnictwa jest spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu – zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej.



• Oświadczenie o poddaniu się rygorowi egzekucji:
  • dane osobowe dłużnika;
  • dane osobowe wierzyciela;
  • dokument, z którego wynikać będzie obowiązek poddania się egzekucji oraz wysokość sumy egzekucyjnej.



• Oświadczenie o ustanowieniu hipoteki lub służebności (ograniczonych praw rzeczowych):
  • dane osobowe dłużnika lub osoby ustanawiającej hipotekę lub służebność;
  • dane osobowe wierzyciela lub osoby, na rzecz której ma zostać ustanowiona hipoteka lub służebność;
  • numer księgi wieczystej założonej dla nieruchomości, na której ma być ustanowiona hipoteka lub służebność;
  • dokument, z którego wynikać będzie zobowiązanie do ustanowienia hipoteki;
  • wskazanie czy służebność ma być odpłatna, czy nieodpłatna;
  • wskazanie terminu na jaki ma być ustanowiona służebność: na czas oznaczony, czy na czas nieoznaczony.